Open-Source-Dokumentenmanagement sorgt für mehr Ordnung

Sie durchsuchen eine ganze Reihe von Aktenordnern, nur um eine Rechnung zu finden? Das muss heute wirklich nicht mehr der Fall sein. Doch wenn Dokumente stattdessen auf verschiedene Ordner, Cloud-Speicher und Postfächer verteilt sind, hat die Digitalisierung nicht für mehr Ordnung gesorgt.

Abhilfe schaffen Dokumentenmanagementsysteme, mit denen sich Rechnungen, Verträge und andere wichtige Dokumente verwalten lassen. Dann müssen Sie nur noch nach einem bestimmten Begriff oder Stichwort suchen, um das gewünschte Dokument auf den Bildschirm zu zaubern.

Es gibt eine Reihe kommerzieller Dokumentenmanagementsysteme für Unternehmen. Für Freiberufler und Privatpersonen stellt sich jedoch manchmal die Frage, ob sich die Kosten für ein solches System lohnen. Obwohl es mit Paperless-ngx auch eine beliebte Open-Source-Lösung für die Dokumentenverwaltung gibt, ist diese möglicherweise übertrieben, wenn Sie nur nach einer einfachen Möglichkeit zur Dokumentenverwaltung suchen.

Papra: Einfache Dokumentenverwaltung mit moderner Weboberfläche

Mit der Open-Source-Anwendung Papra hat der französische Entwickler Corentin Thomasset eine Dokumentenmanagement-Lösung entwickelt, die einfach zu bedienen ist, aber dennoch alle wichtigen Funktionen an Bord hat.

Papra verfügt über eine responsive Weboberfläche. Das bedeutet, dass Sie die Anwendung sowohl auf dem Desktop als auch über Ihren Smartphone-Browser nutzen können. Sie können Dokumente direkt über die Weboberfläche hochladen. Anschließend können Sie einen Titel, eine Beschreibung und passende Schlagworte vergeben.

Statt Dokumente manuell hochzuladen, können Sie auch einen Ordner angeben, den Papra automatisch überwacht. Immer wenn Sie ein Dokument in diesen Ordner verschieben, wird es in Papra kopiert. Es ist auch möglich, Dokumente per E-Mail direkt an Papra weiterzuleiten.

Praktisch ist auch die Möglichkeit zur automatischen Verschlagwortung. Hier können Sie festlegen, dass bei Erwähnung eines bestimmten Begriffs im Dateinamen oder im Dokument selbst automatisch ein entsprechendes Schlüsselwort hinzugefügt wird. Sie können beispielsweise festlegen, dass bei Erwähnung des Wortes „Rechnung“ das Dokument automatisch einen entsprechenden Tag erhält.

Papra mit einem Beispieldokument. (Screenshot: Papra / t3n)

So installieren Sie Papra

Papra wird als Docker-Container installiert. Was für Neulinge eine kleine Herausforderung sein könnte. Tatsächlich haben Thomasset und seine Open-Source-Unterstützer versucht, den Prozess so einfach wie möglich zu gestalten.

Im Grunde muss lediglich Docker installiert werden und anschließend kann man Papra mit dem folgenden Befehl in der Standardkonfiguration installieren:

docker run -d \
--name papra \
--restart unless-stopped \
--env APP_BASE_URL=http://localhost:1221 \
-p 1221:1221 \
ghcr.io/papra-hq/papra:latest

Sie sollten nun über Ihren Browser unter der URL http://localhost:1221 auf Ihre Papra-Instanz zugreifen können.

Wenn Sie Papra anpassen möchten, beispielsweise um einen Ordner anzugeben, der vom Tool überwacht werden soll, können Sie dies mithilfe einer docker-compose.yml-Datei tun. Aber auch hier nimmt Ihnen Thomasset die Arbeit ab: Sie können die Datei einfach mit einem Online-Generator zusammenklicken. Dies ist für Docker-Neulinge äußerst hilfreich und wir würden uns auch für andere Open-Source-Projekte einen solchen Generator wünschen.

Fazit und Ausblick

Papra ist nicht die leistungsstärkste Dokumentenverwaltungslösung. Letztendlich kann das auch ein Vorteil sein. Dadurch bleibt die Bedienung äußerst einfach. Zumal wir in unserem kleinen Test keine Probleme mit Papra hatten. Und das, obwohl sich die Software eigentlich noch in einer sehr frühen Entwicklungsphase befindet.

Zukünftig will Thomasset sein Tool auch als Online-Dienst anbieten. Nach Angaben des Franzosen soll es auf europäischen Servern laufen. Interessierte können sich auf der Website von Papra in eine Warteliste eintragen und werden dann über den Beginn des Gottesdienstes informiert.

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Dieser Artikel wurde ursprünglich am 24. Oktober 2025 veröffentlicht, ist aber für viele unserer Leser immer noch von Interesse. Deshalb haben wir es aktualisiert und hier wieder verfügbar gemacht.